チャットワークの特徴、活用方法
在宅ワークやノマドワーカーにとって、業務上の連絡をするときに非常に便利なのがオンラインでグループチャットができるアプリケーションです。
グループチャットツールはLINEやskypeなといくつかありますが、その中でも特に利便性が高く業務を行うのに適しているとされるのが「ChatWork（チャトワーク）」でしょう。
「チャットワーク」は基本無料で使用することができるオンラインチャットのためのツールで、パソコン以外にもスマホたタブレットなどの複数のデバイスで使用をすることができます。
これまで何度もアップデートされてきており、その都度より便利な機能が追加されてきているというのも好感度の高い点です。
基本機能としてはまずリアルタイムで書き込み可能なチャット機能とタスク管理、ファイル共有、ビデオ・音声通話といったようなものがあります。
チャット機能の中にも自分だけが見ることができる「マイチャット」や、一対一のみで使用できる「ダイレクトチャット」、さらに登録したグループ内全員が書き込みと閲覧ができる「グループチャット」と種類が豊富です。
過去の書き込み履歴の中でも重要なものを「ピン機能」によって冒頭に表示できるようにしたり、過去の書き込みから文字検索をすることができたりといったように、便利な機能があります。
有料プランを使用することにより、チャットログをエクスポートして保存することも可能です。
グループチャットと合わせて使いたいのが「タスク管理」で、こちらは現在行っている業務をタスクとして掲示することができます。
担当者を指定し納期を設定できるので、チャットをしながら業務連絡をしたり進捗を確認したりが可能となる、便利な機能です。
遠方で仕事をしていく時に必要な連絡ツールをほぼ網羅していると言ってもよく、使いやすいUIや軽い動作からユーザー数もどんどん増えてきています。
社内用にも社外用にも便利に使える
チャットワークの導入事例を見てみると、業種・業態を問わず非常に幅広いところで使用をしていることがわかります。
最も多いのは従業員数が多い企業での連絡で、遠方の支店や営業所との連絡をする時に導入することで情報を全体で共有することが可能です。
社外との連携を多く行っている企業での導入例も多く、コンサルティングや顧客対応、また人材育成などといったように幅広く連絡をするために使うことができます。
メールと異なり項目別にグループや連絡先を指定できることから、打ち合わせの履歴が残しやすく、あとから連絡事項を確認するのに非常に大きな効力を発揮します。
それまでメールを主に連絡ツールとしていたが、チャットワークに切り替えたところ業務が大きく効率化され、時間短縮に役立ったという例も紹介されていました。
まずはメールからの切り替えとして使ってみると良いでしょう。
またチャットという気軽さが社内全体での情報共有に役立つ部分が多く、プロジェクト全体の風通しを良くすることができるツールとしても使われています。