有意義な会議とは
会議の目的が明確でなければ、出席した人も何を意見していいのかわかりません。
経営方針を固めるために会議は重要視されていましたが、会議本来の意義を忘れてしまい、形式的な会議も少なくありません。会議出席者のなかには、「なぜ自分がここにいるのか」「時間だけが過ぎるだけで非常に退屈」と疑問視する人もたくさんいます。
有意義な会議とは目的（会議の到達点）をしっかり定めていることから、会議の時間は無駄にさせません。出席者にも次の議題案について考えさせたり、業務の効率化に繋げたりとプラス面も多く全体的に前を向いた会議なのです。
有意義な会議にするために
皆さんはどのような会議を開いているでしょうか。会議は議題も重要ですが、同時に適切な環境づくりが求められます。
人の集中力は環境に左右されやすく、オフィスで通常業務をしていると、ちょっとしたノイズを気にする人も多いのではないでしょうか。人間は視界からの情報を処理する割合が高く、少しでも気になるものが目に入ると作業に集中できないことは多々あります。会議室も同様で、集中して議題を話し合うには、不要なものや音がない環境が望ましいといえます。
集中できる環境を貸し会議室を利用するのも1つの手法です。貸し会議室は、レイアウトを自由に選べるほか、利用時間を決めて会議を実施できるので、効率よく会議内容を深堀できます。さらに、多くの貸し会議室は東京や大阪といった、ターミナル駅付近に立地しているため、アクセスしやすいという点もおすすめできる理由の1つです。
企業の大事なコストを使って行われる会議を、無駄に過ごそうと考える人はいません。社員のモチベーションにも良い影響を与え、質の良い会議になるでしょう。
事前準備を欠かさない
会議を実施するためには、会議当日までの準備に工夫を凝らしておくのもポイントです。会議当日にプロジェクターを使って議題案の内容を説明する時間は、議論をはじめるまでの無駄な時間を過ごすのと同じこと。議題となる資料を前もって会議参加者に配布しておき、当日の会議では、議題の説明を省略できるようにしましょう。
また、あらかじめ進行役を決めておくのも会議をスムーズにさせます。議論が白熱するとそればかりに気を取られてしまい、会議がなかなか前に進まないことも考えられます。周囲の意見を中立的にまとめる進行役がいることで、答えの出ない議論は次回の会議に回して、次の議題に取り組むよう促せます。
日本では、お互いを尊重し合うという意味で平等社会が成立していますが、会議の場に相応しいものとはいえません。適切な会議の場になるよう、出席者全員が発言できるような会議を目指しましょう。