報連相の重要性
社会人になって最初に研修を受けるとき、必ずと言ってよいほど念を押されるのが「報・連・相」です。
報・連・相とは、「報告」「連絡」「相談」の3つを合わせた言葉で、仕事をしていくときには上司や周囲の同僚に対してその進捗情報を共有するようにしなければいけない、という趣旨で使われます。
ごく当たり前のことを言っているようですが、実際に仕事をしていくときにはこれが案外できない人も多いものです。
実際に何らかのトラブルが発生してから、周囲が何も知らないことで対応が大きく出遅れてしまうこともあります。
報・連・相がなぜ仕事をしていく時の基本となっているかというと、それをしないことで組織内での情報の取扱法が属人的になってしまい、他の人が代わりに仕事をできなくなってしまうからです。
個人で仕事を抱え込んでしまうと、会社組織として仕事をしていくことができなくなってしまい、結果的に仕事の質を下げてしまうことになります。
報連相の押さえるべきポイント
報・連・相をする時にポイントとなるのはタイミングです。
報告さえすれば良いということではなく、適切なタイミングで行うということで、初めて効果を発揮します。
「報告」というのは、主に部下が上司に対してその仕事の進捗を知らせるために行います。
任されている仕事が現在どのくらいまで行われているかを報告することにより、その指揮を執る上司が全体の進度を考えた配置ができるようになるのです。
「連絡」は報告に似ていますが、もっとその場その場の情報について行われることが多く、例えばシフトが交代する時に申し送りをきちんとしたりするということが含まれます。
「相談」は単なる連絡や報告と異なり、自分が直面している業務上の問題について、何か困ったことがある場合に行ないます。
自分の判断だけで進めることが難しかったり、自分の経験だけではどう対応すればよいかがわからないという時にするべきものです。
これらを行なう時にはただ事務的にしていくのではなく、なぜそれをしなければいけないか、ということを意識して行なっていくことが大切です。
NGな報連相
仕事に慣れないうちにやってしまいがちなNGな報・連・相として、「事後報告」があります。
終わってからその時に起こったことを知らされても、それでは周囲が情報共有をできません。
特に入社したての頃などは、報告をすると自分が仕事ができないと思われるのではないかと考え、必要な情報を隠すといったことがあったりします。
よく言われることですが「ダブっても報告」というものがあります。
同じような内容を報告しても相手にとって時間の無駄と思うこともあるでしょうが、全く何の報告もないよりは、現在どういった状況かということを丁寧に説明した方が、情報として活かすことができるのです。
また、形式にこだわりすぎてスピードをないがしろにするというのもNGな方法です。
本来なら書面にすべきことであっても、すぐに対応が求められるようなことは口頭ですぐに伝えるようにしましょう。